Von den Pflichtangaben bis zur Stornorechnung – Anforderungen der Finanzverwaltung an ordnungsgemäße Rechnungen

Ganz egal, ob man einen großen Konzern lenkt, ein kleines Unternehmen betreibt oder als Einzelkämpfer an der Arbeitsfront aktiv ist, eines haben alle gemein – sie müssen Rechnungen stellen. In einem großen Konzern kann man dafür auf Fachkräfte und Assistenzen zurückgreifen. In kleineren Unternehmen oder als Solo-Selbständiger muss sich häufig der Chef höchstpersönlich darum kümmern. Doch nicht jeder, der selbständig tätig ist, hat automatisch das benötigte Spezialwissen.

Rechnungen dienen dem Finanzamt zur Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge und berechtigen den Empfänger zum Vorsteuerabzug – vorausgesetzt die Rechnung ist ordnungsgemäß. Eine Rechnung gilt als ordnungsgemäß, wenn sie den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht. Die sind in §14 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt. Die gute Nachricht vorweg: Sie können Ihre Rechnungen auf weißem, rotem oder regenbogenbuntem Papier drucken, jede beliebige Schriftart wählen und die einzelnen Rechnungselemente dort platzieren, wo Sie es am schönsten finden. Bei anderen Aspekte gibt es jedoch keinen individuellen Spielraum.

Allgemeine Vorgaben an Rechnungen
Das Umsatzsteuergesetz legt fest, dass

• die Echtheit der Herkunft einer Rechnung,
• die Unversehrtheit ihres Inhalts und
• ihre Lesbarkeit

gewährleistet sein müssen. Echtheit der Herkunft bedeutet Gewissheit über die Identität des Rechnungssenders zu haben. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet sicherzustellen, dass die Pflichtangaben auf der Rechnung auf dem Weg zwischen Sender und Empfänger nicht geändert wurden. Lesbarkeit bedeutet, dass die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein muss. Bei Papierrechnungen ist das per se gegeben.
Gewährleistet werden sollen diese Vorgaben durch ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren. Wie das genau aussieht und ob es manuell oder EDV-gestützt ausgeführt wird, ist jedem Unternehmer selbst überlassen. Das klingt erstmal sehr kompliziert, letzten Endes verbirgt sich dahinter aber nichts weiter als eine Rechnungseingangsprüfung.

Pflichtangaben auf Rechnungen
Nun zu den Details: Es gibt einige Angaben, die auf einer ordnungsgemäßen Rechnung nicht fehlen dürfen:

1. Name und Adresse: Anzugeben sind Name und Adresse sowohl vom Rechnungssender als auch vom Rechnungsempfänger. Ausnahme: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro reichen die Angaben zum Rechnungssender aus. Achten Sie auf die Vollständigkeit der Angaben und verwenden Sie keine Postfachadressen.

2. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.): Ohne die geht beim Finanzamt nichts, daher muss sie unbedingt auf die Rechnung. Da bei manchen Rechnungen die Steuernummer nicht ausreichend ist, sondern die USt-IdNr. gefordert wird bzw. auch die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Rechnungsempfängers notwendig ist, empfiehlt es sich immer die USt-IdNr. beider Parteien auf die Rechnung zu schreiben. Damit sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

3. Rechnungsdatum: Das Rechnungsdatum ist das Ausstellungsdatum der Rechnung, nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum.

4. Leistungsdatum: Das Leistungsdatum bezeichnet den Zeitpunkt, an dem die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde. Das Leistungsdatum kann vom Rechnungsdatum abweichen. Übrigens: Es muss kein taggenaues Datum sein. Die Angabe des Monats, in dem die Leistung erbracht wurde, ist ausreichend.

5. Rechnungsnummer: Bei Rechnungen über 150 Euro muss zwingend eine Rechnungsnummer verwendet werden. In §14 des Umsatzsteuergesetzes wird die Rechnungsnummer als „fortlaufende Nummer“ beschrieben, die „einmalig vergeben wird“. Wie genau Sie die Nummer gestalten, ist Ihnen überlassen. Es können Zahlen oder Buchstaben oder eine Kombination aus beidem verwendet werden. Im Anwendungserlass von 2010 wurde die Vorgabe übrigens präzisiert: Fortlaufend und einmalig bedeutet nicht, dass die Zahlenreihung keine Lücken aufweisen darf, sondern lediglich, dass Nummern nicht doppelt vergeben werden dürfen, sondern eindeutig einer bestimmten Rechnung zuzuordnen sein müssen. Nur so ist die Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt gewährleistet.

6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistungen: Gegenstände und Leistungen sollen möglichst genau beschrieben werden und nicht im Allgemeinen verharren, also „Acer Travel Mate P“ statt „Laptop“ oder „Hot Stone Massage“ statt „Wellnessanwendung“.

7. Entgelt und Entgeltminderung: Das Entgelt wird nach Steuersätzen aufgeschlüsselt auf der Rechnung vermerkt. Auch vorab vereinbarte Entgeltminderungen, wie Skonti, Boni oder Rabatte, gehören auf das Dokument. Sie können netto, brutto oder in Prozent angegeben werden.

8. Steuersatz und Steuerbetrag: Steuersatz und Steuerbetrag müssen ebenfalls einzeln auf der Rechnung aufgeführt werden, insbesondere dann, wenn die Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen. Sind Sie von der Steuer befreit, muss auch das auf der Rechnung vermerkt werden.

Besonderheiten bei elektronischen Rechnung
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Darunter fallen also auch pdf-Dokumente, die per E-Mail versendet werden. Früher mussten zur Wahrung der Ordnungsmäßigkeit bestimmte Verfahren wie die elektronische Signatur angewendet werden. Das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 hat jedoch die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Die allgemeinen Vorgaben an Rechnungen und die Pflichtangaben gelten also auch für die elektronische Rechnung und berechtigen den Empfänger zum Vorsteuerabzug. Besonderheiten bei der Verarbeitung und Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) geregelt.

Was, wenn doch mal eine Rechnung fehlerhaft ist?
Trotz größter Sorgfalt kann sich bei jedem mal ein Fehler in die Rechnung einschleichen. Ein falsches Rechnungsdatum oder ein Rechenfehler bei der Umsatzsteuer – kein Beinbruch, aber steuerrechtlich problematisch. Also heißt es: Korrektur!
Wurde die fehlerhafte Rechnung noch nicht verbucht, ist es einfach: vernichten und das berichtigte Dokument erneut schicken. Etwas komplizierter wird es, wenn die Rechnung bereits erfasst wurde. Andres als früher kann man keine Gutschrift ausstellen, sondern muss eine Stornorechnung schreiben. Dabei gibt es einiges zu beachten:

• Das Dokument sollte eindeutig als Stornorechnung zu erkennen sein. Zur Auswahl stehen hier Begriffe wie „Rechnungskorrektur“, „Korrekturrechnung“ oder eben „Stornorechnung“, auf keinen Fall jedoch „Gutschrift“.
• Der Bezug zur ursprünglichen, fehlerhaften Rechnung muss deutlich werden. Am besten gibt man im Betreff die Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung an.
• Die Stornorechnung enthält die exakt gleichen Positionen wie die Rechnung und auch dieselbe Summe – diese ist aber negativ.
• Sie hat denselben Leistungszeitraum wie die Rechnung.
• Sie erhält eine neue, einmalige Rechnungsnummer.

Mit der Stornorechnung wird die fehlerhafte Ursprungsrechnung negiert. Anschließend wird eine neue Rechnung mit den richtigen Angaben ausgestellt. Auch diese erhält eine neue, einmalige Rechnungsnummer.

Letzten Endes sind es nur eine Handvoll Punkte, die man zur korrekten Rechnungsstellung beachten muss. In der Umsetzung kann Sie das aber doch einige Zeit kosten. Dazu kommen noch Korrekturen, Mahnungen und die Verbuchung im Buchhaltungssystem. Wenn Sie sich also mit den Tücken der Rechnungsstellung nicht selbst herumschlagen, sondern Ihre Zeit lieber in Ihr Kerngeschäft investieren möchten, dann legen Sie das Thema einfach in die professionellen Hände einer Assistenz. Sprechen Sie mich an und erfahren Sie mehr darüber, was ich in dieser Hinsicht für Sie tun kann.

Disclaimer: Dieser Blog-Beitrag wurde sorgfältig recherchiert und gibt eine persönliche Sicht der wichtigsten Punkte zum Thema Rechnungsstellung wider. Besondere Umstände oder spezielle Fallkonstellationen wurden hier nicht berücksichtigt. Der Artikel kann und will keine rechtliche oder steuerliche Beratung durch einen qualifizierten Steuerberater ersetzen, sondern soll Ihnen einen allgemeinen Überblick über die Thematik verschaffen.