Arbeitszeit effizient nutzen – Wie ein Büroservice Entlastung schafft
Zu Beginn eines neuen Jahres haben viele Menschen das Bedürfnis, Dinge anzupacken, die sie schon lange ändern wollen. Zu den Klassikern zählen mehr Sport machen, mit dem Rauchen aufhören und insgesamt gesünder leben. Auch im Arbeitsalltag bietet sich der Jahreswechsel an, um gewohnte Abläufe zu überdenken und Potenzial für ein effizienteres Arbeiten aufzudecken.
Ob selbständig oder angestellt, viel kostbare Zeit wird tagtäglich in administrative Tätigkeiten investiert. Korrespondenz, Telefon, Ablage, Rechnungs- und Datenmanagement, Buchhaltung, Reiseplanung – die Liste ist lang. Man geht davon aus, dass im Durchschnitt 20 – 25% der Arbeitszeit für solche Aufgaben aufgewendet werden. In kleinen Unternehmen oder für Solo-Selbständige dürfte es wesentlich mehr sein. Diese Zeit fehlt dann für das Kerngeschäft. Doch wie kann man Abhilfe schaffen? Die lästigen Routineaufgaben müssen schließlich erledigt werden.
Eine Möglichkeit besteht darin, Assistenzen einzustellen, welche das Backoffice für einzelne Personen oder ganze Teams übernehmen. Jeder Unternehmer weiß aber, was das für die Fixkosten bedeutet. Diese werden gesteigert und bleiben auch bei schwankender Wirtschaftslage bestehen. Dazu kommen Abwesenheiten durch Urlaub und Krankheit und schon muss man selber wieder ran. Je kleiner ein Unternehmen, desto ungeeigneter erscheint diese Option.
Nutzen eines Büroservices
Eine andere Variante besteht im Auslagern bestimmter Tätigkeiten an einen Büroservice. Die Leistungsplatte reicht vom reinen Telefonservice über die Büroorganisation bis hin zum Rechnungsmanagement und der Buchhaltung. Der große Vorteil dabei: Man bucht nur das, was man wirklich braucht, und nur so lange wie man die Unterstützung benötigt. Solo-Selbständige werden zum Beispiel am meisten davon profitieren, wenn sie ihr gesamtes Backoffice auslagern. So müssen Sie keine größeren Büroräume beziehen, nicht die notwendige Infrastruktur zur Verfügung stellen und nicht die Verpflichtungen, die mit Angestellten einhergehen, schultern. Gleichzeitig können sie sich voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Auch kleine und mittlere Unternehmen können mit der Nutzung eines Büroservices ihr wirtschaftliches Risiko durch zu hohe Fixkosten minimieren. Doch es gibt auch noch zahlreiche andere Einsatzmöglichkeiten. Unternehmen mit bestehender Assistenzfunktion greifen zum Beispiel nur auf einzelne Services wie die Buchhaltung oder das Rechnungswesen zu, die intern zu viele Ressourcen fressen würden. Oder sie gleichen mit einer externen Assistenz urlaubs- und krankheitsbedingte Engpässe aus. Auch bei kurzfristig angesetzten und zeitlich begrenzten Projekten kann ein Büroservice das Mittel der Wahl sein.
Nutzen auch Sie den Schwung, den der Start ins neue Jahr mit sich bringt, um Ihre Arbeitsabläufe auf den Prüfstand zu stellen. Wenn Sie am Ende zu dem Ergebnis kommen, dass Sie jemanden brauchen, der Ihnen den Rücken freihält, damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge des (Berufs)Lebens konzentrieren können, dann sprechen Sie mich einfach an.
